De zomer mag dan wel al meer dan halfweg zijn, toch is het nooit te laat om goede afspraken te maken met werknemers omtrent het gebruik van de bedrijfswagen. Het instrument bij uitstek hiervoor is de car policy. Hierin worden onder meer afspraken vastgelegd omtrent het gebruik van de bedrijfswagen en de wederzijdse rechten en plichten van werkgever en werknemer.

In veel van de gevallen dient de bedrijfswagen niet louter ter uitvoering van het werk, maar mag de werknemer deze ook voor privédoeleinden gebruiken, bv. om op vakantie te gaan.

Graag alles op wieltjes laten verlopen in jouw onderneming? Onderstaande voorbeelden uit de praktijk leren ons dat je dergelijke punten best kan vastleggen in je (e-) car policy, zo blijven (toekomstige) problemen van de baan:

Aansprakelijkheid of ongeval in het buitenland?

Een ongeval op vakantie of schade aan de wagen tijdens het privégebruik van de werknemer? Het is van belang om de aansprakelijkheid en de kosten die hiermee gepaard gaan vooraf vast te leggen in je car policy;

Clausule met betrekking tot extra opties aan de bedrijfswagen

Naar aanleiding van de vakantieperiode wenst je werknemer misschien wel een aantal aanpassingen te doen aan zijn bedrijfswagen zoals de installatie van een trekhaak. Mag dit wel?

Of heeft je werknemer eerder al een bedrijfswagen gekozen die het vooropgestelde budget overschrijdt? Wat indien hij korte tijd later ontslag neemt? Wie draait op voor de (extra) kosten?  

Leg op voorhand de regels hieromtrent vast zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

Tanken of laden in het buitenland

Stel dat je werknemer met de bedrijfswagen op vakantie mag. Mag hij dan ook tanken of laden in het buitenland op kosten van het bedrijf?

Wie mag er rijden?

Om sneller ter plaatse te zijn, kan het zijn dat je werknemer er voor kiest om regelmatig te wisselen van chauffeur. Maar mag dit zomaar? Je kan in de car policy grenzen stellen en duidelijk aangeven wie de wagen mag besturen.

Track & trace

Gaat jouw werknemer op vakantie met de bedrijfswagen die voorzien is van een track & tracesysteem? In principe mag je de trackinggegevens slechts onder strikte voorwaarden raadplegen. Om zo veel mogelijk discussies te vermijden adviseren wij om te voorzien in heldere afspraken, hetzij in de (e-)car policy zelf, hetzij in een aparte track & trace policy.

***

Ook de hybride en elektrische bedrijfswagens hebben intussen hun weg gevonden in het (juridische) verkeer. Dergelijk type wagens vraagt om een specifieke (e-)car policy, voorzien van een aantal bijzondere clausules. De e-car policy’s bieden het antwoord op specifieke vragen zoals: wie draagt de kosten van het thuislaadpunt? Mag er met de laadkaart geladen worden in het buitenland? Mag de werknemer gebruik maken van het zogenaamd ‘snelladen’, ook al is dat veel duurder dan thuisladen? Wat met de laadinfrastructuur indien de werknemer ontslag neemt? Enz.

Het is van cruciaal belang om te voorzien in een duidelijke car policy, die de spelregels voorziet tussen de werkgever en werknemer met betrekking tot het gebruik van de bedrijfswagen. Het opnemen – of weglaten – van bepaalde clausules kan immers verstrekkende (juridische) gevolgen hebben.

Wens je je huidige policy te updaten of een geheel nieuwe (e-)car policy te laten opstellen? Onze specialisten sociaal recht helpen je graag verder.

Experten ter zake

Geert Michiels is partner bij LAWTREE Advocaten en leidt het departement Arbeidsrecht en socialezekerheidsrecht.

Jarne Goossens is advocaat bij LAWTREE Advocaten en is actief binnen het departement Arbeidsrecht en socialezekerheidsrecht.

Fréderique Vissers is advocaat bij LAWTREE Advocaten en is actief binnen het departement Arbeidsrecht en socialezekerheidsrecht.

Alexander Roosen is advocaat bij LAWTREE Advocaten en is actief binnen het departement Arbeidsrecht en socialezekerheidsrecht.

Heeft u een vraag of wil u meer informatie?