PRIVACYVERKLARING

LAWTREE ADVOCATEN BV

Laatst gewijzigd op 20 februari 2026.

In de eerste plaats zijn wij verheugd dat u geïnteresseerd bent in de diensten van LAWTREE Advocaten. Alle Persoonsgegevens die wij van u ontvangen als cliënt, bezoeker van onze Website, (contactpersoon bij onze) leverancier, zakenpartner, onderaannemer, betrokken partij of in een andere hoedanigheid worden verwerkt in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming, in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 (“AVG”), evenals deze privacyverklaring. Voor de verwerking van Persoonsgegevens van medewerkers en sollicitanten verwijzen wij naar onze Privacyverklaring Medewerkers alsook naar onze Privacyverklaring Sollicitanten.

In deze privacyverklaring informeren wij u over de manier waarop Persoonsgegevens door ons (en desgevallend gezamenlijk met onze advocaten-medewerkers) worden verwerkt. Ter volledigheid wijzen wij erop dat LAWTREE Advocaten een beroep doet op de dienstverlening van advocaat-medewerkers, die — gelet op het bijzondere statuut van de advocaat — hun werkzaamheden op zelfstandige en strikt onafhankelijke basis verrichten. Bij het verlenen van hun diensten aan ons kantoor en aan onze cliënten treden deze medewerkers op als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken samen met LAWTREE Advocaten. In het kader van de AVG zal LAWTREE Advocaten instaan voor het informeren van de betrokkenen en voor de behandeling van alle verzoeken die hierop betrekking hebben. Ook in gevallen van deze gezamenlijke verantwoordelijkheid blijft deze privacyverklaring volledig van toepassing.

De verwerking van uw Persoonsgegevens is onderworpen aan deze privacyverklaring. Voor vragen en/of opmerkingen dient u contact op te nemen met info@lawtree.be. Door het verstrekken van Persoonsgegevens, wordt u geacht het gebruik van uw Persoonsgegevens te hebben erkend in overeenstemming met deze privacyverklaring.

Artikel 1 – Definities

“LAWTREE Advocaten” betekent LAWTREE Advocaten BV, met zetel te 2018 Antwerpen, Van Schoonbekestraat 6-8 en met ondernemingsnummer 0651.621.452.
“Persoonsgegevens” heeft de betekenis zoals gedefinieerd in de Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming 2016/679, waaronder elke informatie valt aan de hand waarvan een natuurlijke persoon (ook wel “betrokkene” of “datasubject”) wordt geïdentificeerd of kan worden geïdentificeerd.
“Verantwoordelijke” heeft de betekenis zoals gedefinieerd in de Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming 2016/679. LAWTREE Advocaten zal gekwalificeerd worden als de verantwoordelijke die de doeleinden en middelen bepaalt voor de verwerking van uw Persoonsgegevens.
“Verwerker” heeft de betekenis zoals gedefinieerd in de Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming 2016/679, die Persoonsgegevens verwerkt namens/in opdracht van de Verantwoordelijke.
“Website” betekent de website van LAWTREE Advocaten: www.lawtree.be.

Artikel 2 – Soorten Persoonsgegevens

In het kader van onze dienstverlening verzamelen en verwerken wij verschillende categorieën van Persoonsgegevens afhankelijk van uw relatie met LAWTREE Advocaten en de concrete situatie, zoals onder meer identiteits- en contactgegevens. Een concrete opsomming geven van alle Persoonsgegevens die door ons verwerkt worden, is echter niet mogelijk. De volgende opsomming van Persoonsgegevens is dan ook louter illustratief en niet-exhaustief:

Voor- en achternaam
Adresgegevens
Telefoonnummer
Ondernemingsnummer
E-mailadres
Verzonden en ontvangen communicatie (vb. e-mailberichten en brieven)
Elektronische identificatie- en gebruiksgegevens zoals IP-adres, browsertype, locatiegegevens via welke weg u op onze Website terechtkomt, het soort toestel waarmee u onze Website bezoekt, de bezochte webpagina’s, de manier waarop u navigeert op de bezochte webpagina’s in die mate dat wij u op basis hiervan kunnen identificeren (raadpleeg voor meer informatie onze Cookieverklaring).

Bijkomend kunnen we met betrekking tot cliënten en betrokken partijen mogelijk volgende Persoonsgegevens verwerken:

Identificatiegegevens: onder meer een uittreksel uit het Rijksregister en het rijksregisternummer (bv. in het kader van een dagvaarding), alsook een kopie van uw identiteitskaart.
Persoonlijke bijzonderheden: zoals leeftijd, geslacht, geboortedatum, beroep en alle relevante bijkomende gegevens hierover in functie van uw dossier, nationaliteit, woonplaatshistoriek en indien u cliënt bent: gegevens die relevant zouden zijn om u een relatiegeschenk te bezorgen.
Familiale gegevens: waaronder burgerlijke staat, gegevens betreffende het huwelijk of de huidige vorm van samenleven (bv. huwelijksvermogensstelsel), bijzonderheden inzake vroegere huwelijken of verbintenissen, identificatiegegevens van familie- of gezinsleden of afstammelingen.
Financiële gegevens: zoals gegevens omtrent inkomen, bezittingen, schuldenlast, rekeninguittreksels, de activa en passiva van uw vennootschap of vereniging, solvabiliteitsgegevens, loongegevens, uw sociaal statuut en alle andere financiële informatie die relevant is voor een specifiek dossier.
Betalings- en facturatiegegevens: zoals betaalkaartgegevens, bankrekeningnummer, titularis van de bankrekening en facturen.
Beeld- en geluidmateriaal: waaronder foto’s, videobeelden of geluidsopnames die ons in het kader van een dossier worden verstrekt (bv. als bewijsmateriaal) of die wij zelf maken (bv. tijdens expertises of feitelijke vaststellingen).
Dienstverlenings- en feedbackgegevens: indien u cliënt bent, kunnen dit onder meer de overeenkomst met LAWTREE Advocaten, uw deelname aan opleidingen, seminaries of workshops die wij organiseren, evenals uw beoordelingen en ervaringen met betrekking tot de verleende diensten omvatten.
Gerechtelijke gegevens: zoals informatie over burgerrechtelijke, administratiefrechtelijke en strafrechtelijke procedures die relevant zijn voor uw dossier, alsook de uitspraken in dergelijke procedures waarin wij voor of tegen u optreden.
Strafrechtelijke gegevens: waaronder gegevens met betrekking tot strafrechtelijke veroordelingen of inbreuken, voor zover relevant in functie van uw dossier, bijvoorbeeld voor de behartiging van uw belangen als burgerlijke partij of in het kader van uw strafrechtelijke verdediging. Dit kan onder meer processen-verbaal, een uittreksel uit het Strafregister en uitgesproken veroordelingen omvatten.
Bijzondere categorieën van Persoonsgegevens: Als advocaten komen wij regelmatig in aanraking met Persoonsgegevens die door de AVG aan strikte voorwaarden zijn onderworpen, zoals gegevens over ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, genetische gegevens, gezondheidsgegevens en gegevens over het seksuele leven of de seksuele geaardheid. Deze gegevens worden enkel verwerkt wanneer dit noodzakelijk is voor uw juridische vraag of dossier, en — indien van toepassing — de daarmee verbonden procedure. Voor zover dergelijke gegevens niet relevant zijn voor een concreet dossier, nemen wij deze niet actief op in onze systemen, al kunnen zij wel deel uitmaken van of afgeleid worden uit andere dossierstukken (bv. vonnissen of arresten). In dat geval beperken wij deze verwerking zoveel mogelijk.

Daarnaast verwerken wij van (contactpersonen bij) onze leveranciers, zakenpartners of onderaannemers mogelijk volgende Persoonsgegevens:

Dienstverlenings-, betalings- en facturatiegegevens: waaronder overeenkomsten, prestatieoverzichten, betaalkaartgegevens, bankrekeningnummer, titularis van de bankrekening en facturen.
Beoordelings- en samenwerkingsgegevens: zoals uw beoordeling en ervaringen met betrekking tot onze samenwerking.

Artikel 3 – Verwerkingsdoeleinden en rechtsgronden

Heel concreet, kunnen we uw Persoonsgegevens verwerken voor één van de volgende doeleinden:

om mogelijke klachten, vragen of verzoeken te verwerken en te behandelen;
voor de naleving van wettelijke verplichtingen waaraan LAWTREE Advocaten is onderworpen;
voor direct marketing doeleinden zoals het verzenden van nieuwsbrieven en andere commerciële communicatie;
om ons te helpen bij het evalueren, corrigeren of verbeteren van de Website en alle gerelateerde diensten van LAWTREE Advocaten;
voor geschillenbeheer zoals onder andere het invorderen van openstaande facturen via een derde partij;
voor interne IT-dienstverlening;
om interne mededelingen te verwerken;
voor cliëntenbeheer;
om u onze diensten te leveren en eventuele overeenkomsten uit te voeren;
om evenementen en seminaries te organiseren;
om uw sollicitatie te verwerken (zie in dit verband de aparte Privacyverklaring Sollicitanten);
voor facturatie en boekhouding;
om interne redenen voor de organisatie van het kantoor, waaronder de bedrijfsadministratie en archiveringsdoeleinden;
voor de beveiliging, zoals toegangscontrole en camerabewaking.

Hieronder kan u per categorie van betrokkene terugvinden welke Persoonsgegevens we verwerken, waarom we deze verwerken, hoe we deze verkrijgen, hoe lang we deze bijhouden en met wie we ze delen.

Algemeen
Onderstaande verwerkingsactiviteiten zijn potentieel relevant voor al onze contacten:

Het beantwoorden van uw vraag wanneer u met ons contact opneemt, al dan niet via een formulier op onze Website, voor zover dit niet kadert in een bestaande, vroegere of mogelijke toekomstige relatie met u als cliënt, betrokken partij of leverancier. Met de gegevens die u ons bezorgt, kunnen wij gevolg geven aan uw contactopname via onze Website, e-mail of andere communicatiekanalen. Dit stelt ons in staat uw verzoek te beantwoorden, u de door u aangevraagde informatie te bezorgen en u verder te helpen waar nodig. (Gerechtvaardigd belang)
Het nakomen van de wettelijke verplichtingen die op ons rusten als advocatenkantoor, waaronder verplichtingen op het gebied van gegevensbescherming, deontologie, fiscaliteit en boekhouding, evenals de regelgeving inzake onder meer anti-witwas, het UBO-register en antiterrorisme. (Wettelijke verplichting)
Voor het promoten van de activiteiten van LAWTREE Advocaten, door het versturen van nieuwsbrieven of ander marketingmateriaal via e-mail, uitsluitend nadat u hiervoor uitdrukkelijk uw toestemming hebt gegeven, verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres), persoonlijke kenmerken (taal) en opleidings- of arbeidsgegevens (functie, bedrijf). Wij kunnen ook informatie ontvangen over uw interactie met onze nieuwsbrieven. Met deze gegevens kunnen wij u op de hoogte houden van wettelijke ontwikkelingen en u informeren over onze diensten en evenementen. (Toestemming) Als u zich via de Website abonneert op onze nieuwsbrieven, ontvangt u deze nieuwsbrieven omdat u daarvoor toestemming heeft gegeven. U beschikt steeds over het recht om uw toestemming op elk moment in te trekken via de uitschrijflink onderaan elk bericht dat u van ons ontvangt en dergelijke verwerking aldus stop te zetten (voor meer informatie, zie rechten van het datasubject).
Het aanbieden van een technisch goed functionerende website, door gebruik te maken van strikt noodzakelijke cookies, zodat wij een veilige en correct werkende online omgeving kunnen garanderen. (Gerechtvaardigd belang) Wanneer u onze Website bezoekt, verwerken we uw persoonlijke identificatiegegevens (IP-adres en cookies). Met deze gegevens kunnen wij uw surfervaring op onze Website verbeteren, de Website beter afstemmen op uw voorkeuren en onze Website beveiligen tegen spam. De rechtsgrondslag voor het plaatsen van essentiële en functionele cookies is ons gerechtvaardigd belang om een goed functionerende en gebruiksvriendelijke Website aan te bieden en te verbeteren. De vervaldatum verschilt per cookie en u kunt uw cookievoorkeuren te allen tijde wijzigen (voor meer informatie, zie onze Cookieverklaring).
Het gebruik van analytische cookies om inzicht te verkrijgen in de manier waarop onze Website wordt gebruikt, onder meer met het oog op het opsporen van navigatieproblemen en het verbeteren van gebruiksvriendelijkheid en aantrekkelijkheid. Analytische, reclame- en sociale media cookies worden alleen geplaatst als u daarvoor uw toestemming heeft gegeven (voor meer informatie, zie onze Cookieverklaring). (Toestemming)
Het gebruik van marketingcookies voor het weergeven van advertenties, het implementeren van functionaliteiten van sociale media op onze Website en het meten van het gebruik en bereik daarvan. (Toestemming)
Het verzekeren van de mogelijkheid tot het uitoefenen of verdedigen van de rechten en belangen van LAWTREE Advocaten en het daadwerkelijk ondernemen van juridische stappen wanneer onze belangen worden geschaad of wanneer tegen ons juridische acties worden ingesteld (bv. gerechtelijke invordering van onbetaalde erelonen via een derde partij of het voeren van verweer bij een aansprakelijkstelling) en het verzorgen van de administratie daarvan. Voor dit doeleinde verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, e-mailadres), bedrijfsgegevens en alle andere informatie die relevant kan zijn voor het beheer van een (mogelijk) geschil. Wij doen dit op basis van het algemeen gerechtvaardigd belang om onze (contractuele en buitencontractuele, wettelijke en andere) rechten te vrijwaren. In het kader van de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering, overeenkomstig artikel 9(2)(f) AVG verwerken we mogelijk bijzondere categorieën van Persoonsgegevens. Voor zover noodzakelijk voor de juridische verdediging of afdwinging van onze rechten verwerken we mogelijk strafrechtelijke gegevens. (Gerechtvaardigd belang)

Cliënten
In het kader van het aangaan, uitvoeren en beëindigen van de overeenkomst met u als cliënt kunnen wij uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijf)adres, e-mailadres, telefoonnummer) verwerken, alsmede alle andere informatie die aan ons wordt verstrekt of die relevant is bij het verstrekken van juridische adviezen of het behandelen van een zaak. (Noodzakelijk voor het aangaan en uitvoeren van de overeenkomst) Ook de naleving van de wettelijke verplichting zoals bepaald in de wet van 18 september 2017 ter voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en ter beperking van het gebruik van contant geld kan ons verplichten om deze Persoonsgegevens van u te verwerken. (Wettelijke verplichting)

Wij verwerken uw Persoonsgegevens onder meer voor:

het beantwoorden van uw voorafgaande (offerte)vragen;
het opvragen van alle relevante informatie voorafgaand aan de (mogelijke) verlening van onze diensten;
het nakomen van precontractuele verplichtingen;
de totstandkoming van de overeenkomst met LAWTREE Advocaten;
het inplannen van consultaties;
de uitvoering van de specifieke juridische opdracht waarvoor u ons heeft ingeschakeld (zoals het analyseren en beantwoorden van uw juridische vraag, het opstellen van juridische documenten, het bijstaan en/of vertegenwoordigen in onderhandelingen, transacties of een (mogelijke) gerechtelijke en/of administratieve procedure, het geven van juridische opleidingen of workshops);
het verwerken van gegevens in stukken bestemd voor rechtbanken of andere bevoegde instanties (zoals dagvaardingen, verzoekschriften, conclusies);
de opvolging en afhandeling van uw dossier;
het algemeen beheer van de cliëntenrelatie (zoals communicatie met medewerkers van LAWTREE Advocaten);
de facturatie en inning van erelonen en kosten.

Wij verzamelen geen gevoelige gegevens, tenzij dat noodzakelijk is voor de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering (art. 9(2)(f) AVG). Tevens verwerken wij alleen strafrechtelijke gegevens voor zover noodzakelijk in functie van het dossier. De verwerking van Persoonsgegevens van contactpersonen bij onze cliënten die geen partij zijn bij de overeenkomst is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang. Om onze dossiers nauwkeurig te kunnen opstellen, een efficiëntere opvolging te verzekeren, aan te tonen welk advies op welk moment werd verstrekt en onze professionele verantwoordelijkheid na te leven, kunnen wij consultaties met cliënten opnemen. In dat geval wordt de cliënt hiervan vooraf op de hoogte gebracht.

Voor boekhoudkundige en facturatiedoeleinden verwerken mij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer), door de overheid verstrekte identificatiegegevens (ondernemingsnummer, BTW-nummer), financiële gegevens (bankrekeningnummer, wijze van betaling) en een overzicht van geleverde diensten. De verwerking van deze Persoonsgegevens laat ons toe om onze boekhouding te voeren, te voldoen aan onze boekhoudkundige verplichtingen (waaronder het opstellen van de jaarrekening) en onze producten, diensten en evenementen te factureren. De rechtsgrond voor de verwerking van uw Persoonsgegevens is gebaseerd op de wettelijke verplichting (artikel 6, §1, c) AVG), zoals vervat in art. I.1 en III.82 WER en art. III.89 WER en art. III.90 WER, het KB WVV, artikel 3:1 WVV en art. 320 WIB. (Wettelijke verplichting)

Daarnaast verwerken wij uw Persoonsgegevens met het oog op het promoten van onze diensten en activiteiten (bv. Informatie over nieuwe wetgeving, zelfgeorganiseerde evenementen en seminaries), door uw contactgegevens te gebruiken om informatie en marketingmateriaal — inclusief relatiegeschenken — naar u te versturen via e-mail of een ander kanaal, in het kader van een bestaande cliëntenrelatie en voor soortgelijke diensten als degene die u reeds bij ons afnam, tot een redelijke termijn na uw laatste beroep op onze diensten. (Gerechtvaardigd belang) U beschikt over een absoluut recht om bezwaar te maken tegen deze verwerking, waarna wij deze verwerking moeten stopzetten. Voor marketingberichten via e-mail kan dit eenvoudig via de uitschrijflink onderaan elk bericht.

Voor de organisatie van evenementen zoals opleidingen, seminaries, workshops en evenementen verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer), door de overheid verstrekte identificatiegegevens (BTW-nummer), opleidings- of arbeidsgegevens (functie, bedrijf), lidmaatschappen (IBJ, BIV, OVB…), financiële gegevens (bankrekeningnummer, betaalwijze) en uw afbeelding. Bij deelname aan een webinar verwerken wij ook gegevens over uw kijkgedrag. Met deze gegevens kunnen wij uw deelname registreren, u de nodige informatie over het evenement verstrekken, de toekenning van IBJ- of OVB-punten voor uw deelname aan het evenement verzorgen en u eventuele materialen te bezorgen, inclusief facturatie indien van toepassing. De foto’s die tijdens een evenement worden gemaakt, stellen ons in staat om over het evenement te communiceren via onze Website en sociale media. De rechtsgrondslag voor deze verwerking van Persoonsgegevens is het sluiten en uitvoeren van een overeenkomst met u als deelnemer aan het evenement. Als wij gerichte beelden van u maken tijdens het evenement en deze willen delen op onze Website en sociale media, vragen wij uw toestemming.

Ten slotte verwerken wij uw Persoonsgegevens met het oog op de verbetering van onze dienstverlening, op basis van uw feedback als huidige of voormalige cliënt, en het onderzoeken van uw interesse in nog niet aangeboden diensten, met het oog op een mogelijke uitbreiding van ons aanbod. Dit omvat onder meer marktonderzoek, tevredenheidsbevragingen en het verzoeken om feedback. (Gerechtvaardigd belang)

Betrokken partijen
Van betrokken partijen (personen die geen cliënt zijn, maar wel in een dossier van een cliënt voorkomen), verwerken wij bijkomend Persoonsgegevens voor onder meer het nemen van alle nodige maatregelen voor het leveren van de specifieke juridische diensten waarvoor onze cliënt ons heeft ingeschakeld en voor het realiseren van diens juridische aanspraken, al dan niet in het kader van een geschil op basis van het gerechtvaardigd belang van onze cliënt en ons kantoor of de noodzaak voor de uitvoering van de juridische opdracht.

Dit kan onder meer omvatten:

het verzenden van ingebrekestellingen;
pogingen tot bemiddeling of verzoening;
het verwerken van uw gegevens in stukken bestemd voor rechtbanken of andere instanties (dagvaardingen, verzoekschriften, conclusies);
het nagaan van uw financiële situatie of die van uw onderneming (bv. bij een overname, fusie of de invordering van onbetaalde facturen);
het vertegenwoordigen van onze cliënt in onderhandelingen met u, of in een lopende procedure waarin u eveneens partij bent;
het doen gelden van juridische aanspraken van onze cliënt door de nodige stappen te nemen bij de bevoegde instanties;
het contacteren van u of uw raadsman in om het even welk stadium van het geschil.

Leveranciers, zakenpartners en onderaannemers
Van onze leveranciers, zakenpartners en onderaannemers verwerken wij mogelijk bijkomend Persoonsgegevens (zoals onder andere uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer), door de overheid verstrekte identificatiegegevens (ondernemingsnummer, BTW-nummer), alsmede alle andere informatie die ons wordt verstrekt of die relevant is in het kader van onze samenwerking) voor het aangaan, uitvoeren of beëindigen van de overeenkomst met u als leverancier, zakenpartner of onderaannemer waaronder (vervangings)opdrachten in samenwerking met confraters of enige andere samenwerkingsovereenkomst op grond van het aangaan of uitvoeren van de overeenkomst voor de levering van goederen en/of diensten en in geval van contactpersonen bij de leverancier of zakenpartner die geen partij zijn bij de overeenkomst op basis van ons gerechtvaardigd belang om ons B2B-beheer te organiseren.

Dit omvat onder meer:

het onderhandelen van een mogelijke samenwerking;
het tot stand brengen van de samenwerkingsovereenkomst;
het beheer van de samenwerkingsrelatie;
het beheer van bestellingen;
het betalen van bedragen die wij u verschuldigd zijn;
het factureren en innen van bedragen die u ons verschuldigd bent in het kader van de samenwerking.

Daarnaast verwerken wij uw Persoonsgegevens met het oog op de verbetering van onze dienstverlening, op basis van uw feedback als huidige of voormalige leverancier/zakenpartner, evenals het onderzoeken van uw interesse in nog niet aangeboden diensten met het oog op een mogelijke uitbreiding van ons aanbod. Dit omvat onder meer marktonderzoek, tevredenheidsbevragingen en het verzoeken om feedback. (Gerechtvaardigd belang)

Indien u raadsman bent van een betrokken partij verwerken wij uw Persoonsgegevens met het oog op het met u contact opnemen om onze deontologische verplichtingen na te leven en, waar relevant, het voeren van overleg en het informeren over relevante elementen van het dossier in uw hoedanigheid van raadsman. (Wettelijke verplichting indien deze communicatie kadert in een wettelijke verplichting, en gerechtvaardigd belang in alle andere gevallen)

Artikel 4 – De vertrouwelijkheid van uw Persoonsgegevens

Telkens wanneer u Persoonsgegevens verstrekt aan ons, zullen wij deze informatie behandelen in overeenstemming met de bepalingen van deze privacyverklaring en de wettelijke verplichtingen in het kader van de verwerking van Persoonsgegevens, waaronder de Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming (AVG) 2016/679. Voor de digitale bewaring van uw gegevens doen wij voornamelijk een beroep op externe, gespecialiseerde dienstverleners die deze opslaan op servers in adequaat beveiligde datacenters. Wij verwerken uw gegevens hoofdzakelijk via [XXX] en onze gespecialiseerde kantoorsoftware. We implementeren passende technische en organisatorische maatregelen en procedures om de vertrouwelijkheid van uw Persoonsgegevens te waarborgen en uw Persoonsgegevens te beveiligen en te beschermen. Op deze manier engageren wij ons, voor zover als redelijkerwijs kan verwacht worden, om illegale verwerking van Persoonsgegevens en onbedoeld verlies of vernietiging van uw Persoonsgegevens te voorkomen. Ondanks deze voorzorgsmaatregelen kunnen wij evenwel niet garanderen dat uw Persoonsgegevens worden beschermd indien deze gegevens buiten de formulieren de Website op een onbeveiligde wijze via andere kanalen worden doorgegeven of op een andere manier worden meegedeeld. Wij trachten de beveiliging van uw Persoonsgegevens te optimaliseren door de toegang tot uw Persoonsgegevens te beperken tot personen met een “need-to-know”-basis (bijvoorbeeld: alleen LAWTREE Advocaten en haar werknemers, medewerkers of onderaannemers die uw Persoonsgegevens nodig hebben voor de doeleinden zoals beschreven in Artikel 3 zullen toegang krijgen tot de gegevens).

Artikel 5 – Hoe verzamelen wij uw Persoonsgegevens en hoe lang worden ze bewaard?

Verzamelen van uw Persoonsgegevens
Wij verzamelen uw Persoonsgegevens – zonder exhaustief te zijn – in de volgende gevallen:

wanneer u een (arbeids)overeenkomst met ons sluit;
wanneer u het op de Website voorziene contactformulier invult;
wanneer u ons belt, mailt of op een andere manier met ons correspondeert dan via de Website;
wanneer u met ons wordt doorverbonden via de juridische helpdesk van het Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars;
wanneer u solliciteert voor een functie bij LAWTREE Advocaten.

Wij vermijden de verzameling van Persoonsgegevens die niet relevant zijn voor de doeleinden zoals uiteengezet in Artikel 3. Voor cliënten, leveranciers, zakenpartners en onderaannemers verkrijgen wij uw gegevens in de eerste plaats rechtstreeks van u. Dit gebeurt naar aanleiding van ons contact in het kader van de (mogelijke) verlening van juridische diensten, een (mogelijke) samenwerking, of wanneer u als raadsman optreedt voor een betrokken partij. In specifieke omstandigheden kan het echter voorkomen dat wij bepaalde gegevens onrechtstreeks ontvangen, via openbare bronnen of via derden. Wanneer wij gegevens van de hierboven vermelde categorieën uit openbare bronnen ophalen, kan dit bijvoorbeeld via de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) zijn, onder meer om na te gaan wie binnen uw onderneming bestuurder is of om te verifiëren of een voorstel tot samenwerking effectief namens een onderneming wordt ingediend. Wij kunnen uw gegevens ook via uw onderneming verkrijgen, wanneer deze onze cliënt, leverancier of zakenpartner is en uw gegevens in dat verband nodig zijn. Daarnaast kunnen wij informatie ontvangen van derden, zoals rechtbanken en hoven, bijvoorbeeld voor de opvraging van vonnissen en arresten in dossiers waarin wij uw belangen hebben verdedigd of die om andere redenen relevant zijn voor onze juridische dienstverlening. Ook kunnen wij gegevens raadplegen in overheidsdatabanken zoals het CBB of Regsol. Wanneer u als raadsman optreedt voor een betrokken partij, kunnen wij uw gegevens verkrijgen via gerechtelijke stukken of via uw kantoor.

Voor betrokken partijen verkrijgen wij uw gegevens deels rechtstreeks van u (bijvoorbeeld tijdens overleg met het oog op een minnelijke regeling). Daarnaast ontvangen wij in belangrijke mate gegevens via publieke bronnen of via derden, waaronder onze cliënt, uw raadsman of andere betrokken partijen in een dossier. Wat publieke bronnen betreft, kan dit gaan om informatie die wij in het kader van een specifieke opdracht raadplegen of verzamelen via diverse private of overheidsdatabanken (zoals de KBO, het CBB, het Belgisch Staatsblad, de website van de Nationale Bank van België), of via uw profiel op sociale media en andere publiek toegankelijke informatie. Informatie verkregen van derden kan onder meer afkomstig zijn van uw raadsman, bewindvoerder of curator. Wij zullen dergelijke gegevens enkel opvragen en opnemen in onze dossiers wanneer dit relevant en noodzakelijk is voor de uitvoering van een specifieke opdracht voor onze cliënt.

Bewaren van uw gegevens
De Persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking. Dit betreft in hoofdzaak het aanbieden en verlenen van onze juridische diensten als advocatenkantoor en het aanleggen van dossiers die alle relevante gegevens bevatten voor een correcte behandeling daarvan, in overeenstemming met de wettelijke en deontologische vereisten. In normale omstandigheden bewaren wij uw gegevens als cliënt of betrokken partij minimaal 5 (vijf) jaar en maximaal 15 (vijftien) jaar na afsluiting van uw dossier. Dit is noodzakelijk om te voldoen aan onze wettelijke bewaarplichten, om onze bewijspositie te vrijwaren in geval van een betwisting en met het oog op mogelijke tekortkomingen in de verleende diensten in het kader van onze beroepsaansprakelijkheid. In bepaalde dossiers moet bovendien rekening worden gehouden met lange (al dan niet contractuele) verjarings- of vervaltermijnen. Voor zakenpartners of leveranciers bewaren wij uw gegevens zolang dit noodzakelijk is voor een correct en efficiënt beheer van onze samenwerking. Na beëindiging van de samenwerking houden wij uw gegevens gedurende een termijn van 5 (vijf) jaar na het laatste contact bij, behoudens in geval van een lopend geschil waarvoor de Persoonsgegevens nog noodzakelijk zijn. Gegevens die van u — als cliënt, betrokken partij, leverancier of zakenpartner — in beperkte mate voorkomen in onze boekhouding, worden gedurende 7 (zeven) jaar bewaard, conform de wettelijke verplichtingen. Andere gegevens worden niet langer bewaard dan een periode van 2 (twee) jaar na de laatste keer dat met u een betekenisvol contact heeft plaatsgevonden, behoudens in geval van een uitdrukkelijke toestemming om deze gegevens langer te mogen bewaren.

Artikel 6 – Doorgifte van Persoonsgegevens

Waar nodig doen wij een beroep op externe dienstverleners ter ondersteuning van onze operationele activiteiten, zoals het beheer van onze IT-systemen en de digitale bewaring van onze dossiers. Deze externe partijen treden, wanneer zij gegevens verwerken namens ons, op als verwerker. Wij delen uw gegevens slechts voor zover dit noodzakelijk is voor het betreffende doel. Deze dienstverleners mogen de gegevens niet voor andere doeleinden gebruiken en zijn contractueel gebonden tot vertrouwelijkheid door middel van een verwerkersovereenkomst. Concreet betekent dit dat wij uw gegevens, wanneer relevant, delen met de volgende categorieën van derden voor de hieronder vermelde doeleinden en rechtsgrondslagen. In bepaalde gevallen treden deze derden op als verwerker namens ons.

IT provider: Noodzaak voor de opslag en het beheer van de gegevens
Postbedrijven: Noodzaak voor de totstandkoming of uitvoering van een overeenkomst indien er tussen ons een overeenkomst bestaat of wordt overwogen. Ons gerechtvaardigd belang of dat van onze cliënt, in alle andere gevallen.
Betalingsdienstverleners: Noodzaak voor de totstandkoming of uitvoering van een overeenkomst, waaronder de afhandeling van betalingen. Ons gerechtvaardigd belang of dat van onze cliënt, in alle andere gevallen.
Zakenpartners: Noodzaak voor de totstandkoming of uitvoering van een overeenkomst, indien tussen ons een samenwerking wordt overwogen of aangegaan. Ons gerechtvaardigd belang of dat van onze cliënt, in alle andere gevallen.
Cliënt en betrokken partijen: Indien u cliënt of betrokken partij bent, kunnen wij uw gegevens delen met de betrokken tegenpartij of diens raadsman dan wel met onze cliënt, en dit op uw uitdrukkelijk verzoek of in het kader van onze deontologische informatieplicht. Dit gebeurt steeds met inachtneming van het proportionaliteitsbeginsel en na een zorgvuldige beoordeling in het licht van het concrete dossier. Noodzaak voor de totstandkoming of uitvoering van een overeenkomst, indien toepasselijk. Ons gerechtvaardigd belang of dat van onze cliënt of de betrokken partij, of een wettelijke verplichting, in alle andere gevallen.
Overheidsorganen, socialezekerheidsinstanties, gerechtelijke instanties en gereglementeerde beroepen: Dit betreft onder meer rechtbanken en gerechtshoven, gerechtsdeurwaarders, openbaar ministerie en politie, bank- en verzekeringsinstellingen, notarissen, syndici, rechtsbijstandsverzekeraars, externe juridische adviseurs, incassobureaus, boekhouders, externe advocaten en beheerders van wettelijk geregelde databanken. Wettelijke verplichting, wanneer de doorgifte voortvloeit uit een wettelijke verplichting of een bevel van een overheidsinstantie. Ons gerechtvaardigd belang of dat van onze cliënt, in alle andere gevallen, onder meer voor de efficiënte verdediging van de belangen van onze cliënt of onze eigen belangen in een (potentieel) geschil.

Wij zullen geen Persoonsgegevens overdragen aan derden die zich buiten de Europese Economische Ruimte bevinden. Een uitzondering kunnen onderaannemers of medewerkers zijn (i) die gevestigd zijn in een land dat door de Europese Commissie of de Minister van Justitie is erkend als een land met een passend beschermingsniveau voor de verwerking van Persoonsgegevens, of (ii) die de Persoonsgegevens bewaren in overeenstemming met de Standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en daardoor een adequaat niveau van beveiliging bieden voor de verwerking van Persoonsgegevens.
Wij zullen voorts geen Persoonsgegevens overdragen aan andere partijen die zich binnen de Europese Economische Ruimte bevinden dan met uw toestemming, tenzij:

de doorgifte noodzakelijk is om medewerkers, agenten of onderaannemers toe te laten een dienst te verlenen of een taak te vervullen in onze opdracht, die noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst die wij met u hebben of in het kader van ons gerechtvaardigd belang (waaronder doch niet beperkt tot het verlenen van marketingondersteuning, om marktonderzoek uit te voeren of klantenservice te verlenen);
dit wettelijk verplicht is.

Iedere overdracht van Persoonsgegevens aan een ontvanger zoals hierboven opgesomd is in overeenstemming met de bepalingen van de Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming 2016/679. Wij zorgen ervoor dat er maatregelen worden genomen zodat de ontvangers de Persoonsgegevens niet kunnen gebruiken voor andere doeleinden dan deze die in Artikel 3 limitatief zijn opgesomd en dat de ontvangers voldoende technische en organisatorische maatregelen hebben getroffen ter bescherming van deze gegevens. Teneinde de beveiliging van de Persoonsgegevens te waarborgen, zullen wij steeds een verwerkersovereenkomst sluiten met bovengenoemde ontvangers van de Persoonsgegevens. Wij zullen alle noodzakelijke voorzorgsmaatregelen treffen om ervoor te zorgen dat de werknemers en medewerkers die toegang hebben tot de Persoonsgegevens, deze uitsluitend verwerken in overeenstemming met deze privacyverklaring en de wettelijke verplichtingen onder de Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming 2016/679.

Artikel 7 – Rechten van het datasubject

Op grond van zowel de Belgische als de Europese wetgeving inzake de bescherming van Persoonsgegevens heeft u de hierna beschreven rechten. Indien u van deze rechten gebruik wenst te maken, dient u ons een schriftelijk verzoek te sturen naar info@lawtree.be.

Wij zullen u binnen een termijn van 1 (één) maand na ontvangst van het verzoek informeren over de actie die zal worden ondernomen. Deze termijn kan verlengd worden met maximaal 2 (twee) maanden indien het een complex verzoek betreft, in welk geval u binnen 1 (één) maand na het oorspronkelijke verzoek door ons over de redenen van deze vertraging wordt geïnformeerd. Indien wij besluiten geen gevolg te geven aan uw verzoek, dan delen wij u binnen 1 (één) maand na ontvangst van het verzoek mee waarom het verzoek zonder gevolg blijft.

Het recht op toegang tot Persoonsgegevens
U heeft het recht ons op te dragen om alle Persoonsgegevens te verstrekken die wij over u bewaren en hier een gratis kopie van op te vragen, op voorwaarde dat de rechten van andere betrokkenen niet worden aangetast. Indien u om extra kopieën vraagt, dan rekenen wij u een redelijke vergoeding aan gelijk aan de administratieve kost van het maken van deze kopieën.

Het recht op rectificatie van de Persoonsgegevens
Wij vragen u vriendelijk om ervoor te zorgen dat de Persoonsgegevens in onze database zo juist en volledig mogelijk zijn. Indien u van mening bent dat de aan ons verstrekte gegevens onjuist of onvolledig zijn, wordt u verzocht ons hiervan op de hoogte te brengen zoals hierboven beschreven. Wij zullen uw Persoonsgegevens dan zo snel als mogelijk verbeteren of aanvullen.

Het recht om Persoonsgegevens te wissen
U heeft het recht om uw Persoonsgegevens zonder onnodige vertraging te wissen in volgende gevallen:

indien het niet langer noodzakelijk is om de Persoonsgegevens te bewaren met betrekking tot de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of anderszins verwerkt;
indien het wettelijk verplicht is;
indien de Persoonsgegevens verkregen zijn toen u nog minderjarig was;
indien de Persoonsgegevens zonder uw expliciete toestemming verkregen zijn;
indien u uw toestemming voor de op toestemming gebaseerde verwerking van de Persoonsgegevens intrekt.

Er zijn echter bepaalde algemene uitsluitingen op het recht om te wissen. Die algemene uitsluitingen omvatten de gevallen waar verwerking noodzakelijk is:

voor het naleven van een wettelijke verplichting; of
voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims.

Het recht om de verwerking van Persoonsgegevens te beperken
In de volgende gevallen heeft u het recht om de verwerking van uw Persoonsgegevens te beperken:

voor het betwisten van de juistheid van uw Persoonsgegevens;
wanneer de verwerking onrechtmatig is, maar u niet wil dat de Persoonsgegevens worden gewist; of
indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van uw Persoonsgegevens, in afwachting van de verificatie van dat bezwaar.

Indien de verwerking op basis hiervan wordt beperkt, kunnen we uw Persoonsgegevens blijven opslaan. We zullen de gegevens echter slechts verwerken met uw uitdrukkelijke toestemming voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims, ter bescherming van de rechten van een andere natuurlijke of rechtspersoon of om redenen van wezenlijk openbaar belang.

Het recht op bezwaar
U heeft het recht om zich te verzetten tegen onze verwerking van uw Persoonsgegevens, in de volgende gevallen:

indien wij uw Persoonsgegevens verwerken voor direct marketingdoeleinden (met inbegrip van profilering voor deze doeleinden) op basis van ons gerechtvaardigd belang;
vanwege uw specifieke situatie (uw bijzondere persoonlijke omstandigheden).

Het recht op gegevensoverdracht (“data portability”)
Indien u gebruik wenst te maken van uw recht op gegevensoverdracht, zullen wij de Persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm doorgeven aan een gegevensverantwoordelijke van uw keuze.

Het recht om toestemming in te trekken
In de mate dat de wettelijke basis voor onze verwerking van uw Persoonsgegevens uw toestemming is, heeft u het recht om deze toestemming op elk moment in te trekken. Deze intrekking heeft evenwel geen invloed op het rechtmatig karakter van de verwerking die heeft plaatsgevonden voor de intrekking.

Het recht om te klagen bij een toezichthoudende autoriteit
U kan te allen tijde contact opnemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit door een e-mail te sturen naar contact@apd-gba.be of door een schriftelijke aanvraag te richten aan de Gegevensbeschermingsautoriteit, gevestigd te 1000 Brussel (België), Drukpersstraat 35. U heeft de mogelijkheid om beroep in te stellen bij de bevoegde rechtbank.

Artikel 8 – Verwijzing naar derde partijen

Het is mogelijk dat de Website links bevat naar andere websites die niet door ons worden beheerd. Hoewel wij ons uiterste best doen om ervoor te zorgen dat de verwijzingen uitsluitend leiden naar websites die overeenstemmende veiligheids- en vertrouwelijkheidsnormen hebben, zijn wij in geen geval verantwoordelijk voor de bescherming en geheimhouding van Persoonsgegevens, waaronder de gegevens die u verstrekt op andere websites, nadat u de Website heeft verlaten. Wij benadrukken om zorgvuldig te werk te gaan en de privacyverklaring die van toepassing is op de betreffende website steeds te raadplegen alvorens Persoonsgegevens te verstrekken op andere websites.

Artikel 9 – Wijzigingen

Wij hebben het recht om deze privacyverklaring op elk moment te wijzigen door een nieuwe versie ervan te publiceren op onze Website. Wij raden u aan om de Website op een regelmatige basis te raadplegen teneinde te verifiëren of u akkoord gaat met wijzigingen aan deze privacyverklaring. U zal in ieder geval per e-mail worden geïnformeerd over enige wijziging aan deze privacyverklaring voor zover wij over uw e-mailadres beschikken.

Artikel 10 – Cookies

LAWTREE Advocaten maakt gebruik van “cookies” telkens wanneer u gebruik maakt van de Website. Een “cookie” is informatie die via de server naar uw toestel wordt verzonden en wordt opgeslagen op de harde schijf van het toestel. Cookies helpen LAWTREE Advocaten om uw toestel te herkennen wanneer u de Website gebruikt. Op die manier wordt LAWTREE Advocaten in staat gesteld om de verwerking gebruiksvriendelijker te maken en u een gepersonaliseerde service te bieden. Voor meer informatie verwijzen wij naar onze cookieverklaring, die u kan vinden op onze Website.