Twee werknemers werden op korte tijd ontslagen door eenzelfde werkgever. Na hun ontslag lichtte de werkgever hun (gewezen) collega’s in. Over werknemer A werd louter gecommuniceerd dat hij niet meer op het werk zal verschijnen. Bij werknemer B werd dezelfde boodschap verspreid, maar werd toegevoegd dat de ontslagbeslissing er kwam “na drie schriftelijke waarschuwingen en een bijsturingsgesprek”. De zaak werd door beide werknemers voorgelegd aan de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).
Een andere case voor de GBA betrof het de communicatie van een ontslag om dringende reden van een docent. Hierover werd het volgende meegedeeld:
“Dit naar aanleiding van fysieke agressie ten aanzien van één van de studenten […] uit grondig onderzoek is gebleken dat dit voorval elk verder functioneren van […] als medewerker onmogelijk maakt.”
Bovendien werden niet alleen de (ex-)collega’s van de docent op die manier geïnformeerd, maar ook de studenten en zelfs oud-studenten.
Uitspraken GBA
Werknemers A en B
De verwerking van persoonsgegevens moet volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) steeds toereikend, ter zake dienend en vooral beperkt zijn tot wat noodzakelijk is voor het nagestreefde doel.
In de zaak betreffende werknemers A en B oordeelde de GBA dat de communicatie van het ontslag van werknemer A “niet verder ging dan strikt noodzakelijk voor het beoogde doel, namelijk het personeel informeren over het feit dat werknemer A niet langer behoort tot het team waardoor niet langer beroep kan worden gedaan op zijn diensten”. Er werd geen inbreuk op de minimale gegevensverwerking weerhouden.
In het geval van werknemer B oordeelde de GBA dat echter wél sprake was van een inbreuk uit op het principe van de minimale gegevensverwerking. Het vermelden van de waarschuwingen en de bijsturingsgesprekken was – aldus de GBA – ging buiten de grenzen van wat noodzakelijk is voor het voeren van een passend personeelsbeleid. De werkgever kreeg hiervoor dan ook een berisping.
Docent
Wat het ontslag om dringende reden van de docent betreft, paste de GBA de doel-, noodzakelijkheids- en afwegingstoets toe. Er moet een gerechtvaardigd doel worden nagestreefd, de verwerking moet beperkt zijn tot wat noodzakelijk is voor dat doel en er dient een afweging te worden gemaakt tussen het doel en de belangen, fundamentele vrijheden en grondrechten van de werknemer.
In casu oordeelde de GBA dat de gevoerde communicatie de doeltoets doorstond, aangezien de communicatie omtrent een ontslag een legitiem doel nastreeft. Er was geen aanwijzing waaruit een kwaad opzet blijkt.
Anderzijds meende de GBA dat de vermeldingen “dringende reden” en “fysieke agressie” niet noodzakelijk waren in het licht van de legitieme doelstelling. (Onder meer) de collega’s hebben volgens de GBA geen – actuele nood om de reden van het ontslag te kennen.
Ten slotte oordeelde de GBA ook dat de communicatie een schending van de afwegingstoets inhoudt. De communicatie bleek niet alleen voorbarig, ook de rechten en vrijheden van de werknemer werden buitensporig geschaad. Bovendien vermeldde de werkgever in zijn communicatie niet dat de werknemer nog de mogelijkheid had beroep aan te tekenen. Om deze redenen kreeg de werkgever eveneens een berisping van de GBA.
Conclusie: beperk de communicatie tot wat strikt noodzakelijk is
De uitspraken van de GBA tonen aan dat de communicatie over een ontslag niet geheel vanzelfsprekend en vrijblijvend is.
Het is dan ook aangewezen om als werkgever deze boodschap zo neutraal mogelijk te brengen, m.a.w. zonder te vermelden wat voorafging of wat de precieze drijfveer was voor het nemen van de ontslagbeslissing.
Let wel: er gelden niet enkel verplichtingen voor de werkgever in verband met communicatie na een ontslag. Ook een werknemer heeft geen vrijgeleide om na een ontslag negatief te communiceren (bv. via sociale media), o.m. op grond van de loyaliteitsverplichting en eventueel ook op basis van de verplichting tot geheimhouding van bedrijfsgeheimen en geheimen in verband met persoonlijke of vertrouwelijke aangelegenheden.
Indien u meer wenst te weten omtrent ontslag, te voeren communicatie of andere sociaalrechtelijke onderwerpen, aarzel dan niet om onze experts arbeidsrecht te contacteren.
